Die Außendarstellung von Unternehmen umfasst immer häufiger auch Fotos von Mitarbeitern. Neben persönlichen Darstellungen auf Websites, werden Foto- und Filmaufnahmen von Mitarbeitern zunehmend auch in sozialen Netzwerken veröffentlicht. Dem Interesse des Arbeitsgebers an der Veröffentlichung steht dabei regelmäßig das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Beschäftigten entgegen. Dieser Blogbeitrag skizziert die rechtlichen Grenzen der Verwertung von Mitarbeiterfotos, zeigt Ihnen aber auch, in welchen Fällen die Veröffentlichung von Bildern zulässig ist.
Bei Mitarbeiterfotos handelt es sich unstrittig um personenbezogene Daten, die nur aufgrund einer Rechtsgrundlage veröffentlicht werden dürfen. In Frage kommt hier die Durchführung des Vertrags- bzw. Beschäftigungsverhältnisses, eine Interessenabwägung oder die Einwilligung der Beschäftigten. In aller Regel ist die Darstellung eines Mitarbeiters weder im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erforderlich noch lässt sich die Veröffentlichung auf ein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers stützen. Mögliche Ausnahmen bei Fotomodells oder Repräsentanten eines Unternehmens lassen wir hier einmal außen vor. Die Veröffentlichung der Bilderaufnahmen muss sich somit im Regelfall auf die Einwilligung des Mitarbeiters stützen.
Anforderungen an die Einwilligung nach der DSGVO
Die DSGVO erlaubt eine Datenverarbeitung, wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere Zwecke erteilt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung muss dabei vorab, freiwillig, in informierter Weise erfolgen und durch den Verantwortlichen nachgewiesen werden können. Dabei kann die betroffene Person die Einwilligung jederzeit widerrufen. Insbesondere die Freiwilligkeit stellt im Arbeitsverhältnis aufgrund des Ungleichgewichts der beiden Parteien eine besondere Hürde dar. Nur wenn ein Beschäftigter frei und ohne Nachteile über die Veröffentlichung seiner Bilder entscheiden kann, ist die Erklärung freiwillig. Die Einwilligung muss ferner in informierter Weise erfolgen, sodass Betroffene die Konsequenzen ihrer Entscheidung absehen können. Dabei sind zusätzlich die Informationspflichten aus Art. 13 DSGVO zu beachten. Schließlich muss die Einwilligung anlassbezogen und für den konkreten Einzelfall eingeholt werden. So muss beispielsweise aus der Erklärung ersichtlich sein, in welchen Medien die Bildaufnahmen veröffentlicht werden (Website, Prospekte, Social Media etc.). Die datenschutzrechtliche Einwilligung lässt sich somit kaum über pauschale Hinweise in Arbeitsverträgen rechtfertigen.
Neben den Anforderungen zur Einwilligung aus der DSGVO, müssen auch die bereichsspezifischen Vorgaben für Beschäftigte aus § 26 BDSG beachtet werden. Hier wurde bis dato die Schriftform gefordert, was bedeutete, dass Einwilligungen von Mitarbeitern nur handschriftlich wirksam waren. Diese strenge und auch nicht mehr ganz zeitgemäße Vorgabe wird im zweiten Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU (2.DSAnpUG) nunmehr geändert, sodass künftig auch hier die Einwilligung in Textform (beispielsweise per E-Mail oder im Rahmen einer Software) eingeholt werden kann.
Was tun, wenn ein Mitarbeiter die Einwilligung widerruft?
Das große Manko ist und bleibt aber die Widerruflichkeit der Einwilligung, die im Regelfall auch keiner plausiblen Begründung bedarf. Darüber hinaus steht dem Beschäftigten ein Löschanspruch aus Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO zu, da mit dem Wegfall der Einwilligung keine Rechtsgrundlage für die dahinterliegende Datenverarbeitung mehr vorliegt. Das frustrierende Ergebnis für das Unternehmen: Die veröffentlichten Fotos und teils aufwendig produzierten Werbefilme, auf welchen der jeweilige Mitarbeiter abgebildet ist, dürften nach einem Widerruf nicht mehr genutzt werden und müssten unverzüglich vernichtet bzw. offline genommen werden.
Es bleibt abzuwarten, ob und inwieweit diese nachteilige Stellung für die Unternehmen tatsächlich besteht oder ob die bisherigen Grundsätze aus dem Kunsturhebergesetz (KUG) in diesem Zusammenhang weiterhin Anwendung finden. Wurden Bilder auf Grundlage von § 22 KUG erhoben, war ein Widerruf nämlich nur unter strengen Voraussetzungen möglich. Die Anwendung des KUG ist mit Geltung der DSGVO aber höchst umstritten.
Um der Praxis entgegenzukommen, wird im Schrifttum bereits vertreten, dass der Grundsatz der freien Widerruflichkeit auch unter der DSGVO nicht uneingeschränkt gelten könne. So könnte das arbeitsrechtliche Rücksichtnahmegebot das Widerrufsrecht dahingehend einschränken, dass die Einwilligung ebenfalls nur mit einer plausiblen Begründung nach Treu und Glauben widerrufen werden kann. Es wird dabei argumentiert, dass nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ein Widerruf zwar explizit jederzeit, jedoch nicht ohne Grund erfolgen darf. Im Ergebnis wäre im Falle eines Widerrufs eine Interessenabwägung zwischen den Interessen der beiden Parteien ein begrüßenswerter Kompromiss.
Bei einer Interessensabwägung müsste dann im Einzelfall entschieden werden, zu welchem Zweck und auf welchen Medien die Daten veröffentlicht wurden und welche Konsequenzen für den Beschäftigten daraus entstehen. Dabei ist die Eingriffsintensität für den Beschäftigten bei einer Veröffentlichung in den Sozialen Medien weitaus größer als bei einer Veröffentlichung im Intranet. Außerdem spielt es unter Umständen eine entscheidende Rolle, ob das Foto nur der allgemeinen Illustration dient oder ob es sich um ein Portraitfoto handelt. Trägt der Mitarbeiter nicht maßgeblich zum Aussagegehalt des Fotos bei und ist gleichzeitig nur beiläufig zu erkennen, könnte eine Interessensabwägung weiterhin zu Gunsten des Unternehmens ausfallen. Bei Gruppenfotos kann beispielsweise auch eine Verpixelung des widerrufenden Mitarbeiters zum gewünschten Kompromiss führen.
Sobald der Beschäftigte das Unternehmen verlässt, muss die Interessenabwägung neu vorgenommen werden. In aller Regel verschiebt sich die Interessenlage zu Gunsten des ehemaligen Mitarbeiters. Ggf. lässt sich die Weiternutzung eines aufwendig produzierten Imagefilms für eine angemessene Dauer aber auch in dieser Konstellation rechtfertigen. Strengere Datenschützer vertreten die Meinung, dass die Nutzungsberechtigung für individuelle Mitarbeiterfotos nach Ausscheiden des Mitarbeiters automatisch ohne gesonderten Widerruf endet.
Fazit
Arbeitgeber dürfen Foto- oder Filmaufnahmen ihrer Beschäftigten nicht ohne die Einwilligung des Beschäftigten im Intranet, Internet oder in den Sozialen Medien veröffentlichen. Obwohl es in Bezug auf das Schriftformerfordernis eine Erleichterung gab, ist die Einwilligung nachweislich, informiert und bestimmt einzuholen. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass die Einwilligung freiwillig abgegeben wird und auf die Möglichkeit des Widerrufs hingewiesen wird. Es sprechen Gründe dafür, dass die Einwilligung dabei nicht ohne Grund widerrufen werden kann, um dem Unternehmen ein gewisses Maß an Kontinuität zu versichern. Eine Interessenabwägung zwischen den Interessen des Unternehmens und dem Schutzbedürfnis des Beschäftigten könnte im Falle eines Widerrufs den notwendigen Ausgleich schaffen. Dabei spielt es eine entscheidende Rolle wo und zu welchem Zweck die entsprechenden Aufnahmen veröffentlicht wurden und in welchem Maß der Beschäftigte darauf hervorgehoben wird. Eine Rechtsprechung, die die notwendige Rechtssicherheit bietet, bleibt zu erwarten.
Julia Ruhe ist Wirtschaftsjuristin, zertifizierte Datenschutzbeauftragte und Datenschutzauditorin. Sie berät als Managing Consultant die Mandanten der Datenschutzkanzlei bei der Einführung und Umsetzung wirksamer Datenschutz-Management-Prozesse.